そんな時はGoogleカレンダーの予約スケジュール機能が便利です！
自分が対応できる時間帯に”予約枠”を設定し、保護者や生徒に予約してもらいます。
保護者や生徒が予定を入れてくれるので、教員が日程調整をする必要がありません。
教員を日程調整の手間から解放するGoogleカレンダーの予約スケジュールの作成方法をご紹介します。
予約スケジュールを作成する
Googleカレンダーの予約スケジュールという機能を使います。
♦︎Gooleカレンダーを開き、「＋作成」をクリックする。
♦︎「予約スケジュール」を選択する。
予約スケジュールの設定をする
予約スケジュールの設定画面が出てくるので、各種の設定をします。
♦︎タイトル
予約のタイトルを入力します。例：三者面談
♦︎予約の長さ
予約の長さを設定します。
「カスタム」を選べば、分単位、時間単位で好みの長さに設定できます。
♦︎通常時の空き時間
予約を受け付ける曜日、時間帯を設定します。
⊕ボタンから同じ曜日に別の時間帯を設定することも可能。
例えば、9：00〜11：00と13：00〜15：00など。
”この日は予約を入れられたくない”場合は、「臨時の空き時間」で予約不可の日を設定できます。
♦︎予約受付期間
予約を受け付ける期間を設定します。
♦︎臨時の空き時間
予約を受け付けない日や時間帯を設定することができます。
終日予約不可も特定の時間帯のみの予約不可も、どちらも設定可能です。
♦︎予約済みの予定の設定
◯準備時間
準備時間では、予約枠と予約枠の間にとる時間を設定することができます。
予約の長さを１時間、準備時間を10分に設定した場合、予約枠が次のように作成されます。
予約枠① 9：00〜10：00
準備時間 10：00〜10：10
予約枠② 10：10〜11：10
◯１日あたりの予約件数の上限
予約枠数の上限を設定することができます。
予約できる枠は10件分用意したが、予約に対応できるのは４件までにしたい場合などに有効です。
♦︎空き情報の確認に使用するカレンダー
別のGoogleカレンダーに予定を入れている場合、その時間を予約できる枠から自動的に除外してくれる機能です。
予約は仕事用のGoogleカレンダーで受け付けているが、プライベート用のGoogleカレンダーがある時、２つのカレンダーの予定を自動で調整してくれます。
「次へ」をクリック
♦︎場所と会議
場所と会議の形式（対面、電話、ビデオ会議）を選択することができます。
♦︎予約フォーム
相手に予約フォームで回答してもらう項目を設定します。
面談するにあたって事前に確認しておきたいことを設定しておきます。
例えば、志望校や志望学部、質問を記述してもらうなど。
設定すると予約フォームには以下のように表示されます。
♦︎予約の確認とリマインダー
予約の確認メールの送信とリマインダーを設定できます。
「保存」をクリック。
これで設定終了です。
設定が終わると、自分のカレンダーには次のように表示されます。
予約する人から見た画面は以下のようになります。
予約スケジュールへのリンクを送信する
予約してもらう人に予約フォームへのリンクを送ります。
予約スケジュールを１つクリックし、「共有」をクリック。
「リンクをコピー」をクリック
コピーしたリンクをメール等に添付して送信します。
予約が入ると自分のカレンダーには次のように表示されます。
予約ページでは予約が埋まった枠が消えていきます。
まとめ：Googleカレンダーの「予約スケジュール」で面談の日程調整を自動化！
Googleカレンダーの予約スケジュールという機能を使って、面談の日程を保護者や生徒に予約してもらう方法をご紹介しました。
これを使えば、面倒な日程調整をする必要がなくなります。
保護者が都合が悪くなった場合、保護者が自分で日程を再調整できるので、教員が対応しなくてすみます。
生徒の個別指導に対応する際にも利用することができます。
教員が対応できる予約枠をつくっておき、生徒が予約して質問や添削をしてもらいにくるといった使い方ができます。
保護者や生徒への個別対応の日程調整にGoogleカレンダーの予約スケジュール機能をが便利です！
仕事でお困りのことがあれば、コメント、お問い合わせフォームからぜひご連絡ください！
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